Auftakt und Leitfaden: Der Projektauftrag

Der Projektauftrag ist das große „Go“ für das Projekt. In dem Moment, in dem ein Kunde oder Auftraggeber den Projektauftrag erteilt, endet die Vorbereitungsphase und die Durchführungsphase beginnt.

Gerald Aquila

Gerald Aquila

380 Wörter • 3 Minuten

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Andere gängige Begriffe sind Project Charter, Projektvertrag oder Projektvereinbarung.

Vor dem Projektauftrag

Befindet sich das Projekt noch in der Ideenphase ist es wichtig, dass ein Projekt so leicht wie möglich in einer Projektmanagementlösung angelegt werden kann – dazu müssen noch nicht viele Informationen vorhanden sein. Ist ein Projekt soweit konkretisiert und wird ein Projektauftrag erstellt, dann lohnt es sich den Projektauftrag so detailliert wir nötig zu formulieren und Zeit zu investieren, denn der Projektauftrag ist wichtig, um Arbeitsschritte innerhalb des Projektes zu organisieren.

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Ein Projektauftrag enthält idealerweise

1. Projektname

Der Projektname ist der Arbeitstitel für das Projekt, der den Beteiligten als Anhaltspunkt dient

2. Zusammenfassung

Worum geht es in dem Projekt? (Tipp: Wenn Projektziele und -maßnahmen als separate Punkte aufgeschlüsselt werden, sollte sich die Zusammenfassung auf 2-3 Sätze beschränken.)

3. Art des Projektes

Welche Art von Projekt ist es? (z. B. Kunden-, Infrastruktur- oder Innovationsprojekt)

4. Klassifizierung und Kontext

Dieser Punkt nimmt Bezug auf #3 und kann den Business Case präzisieren: etwa, ob es in dem Projekt vorrangig um komplexe Aufgaben geht, ob es v.a. strategische Relevanz hat oder ob es bewusst risikobehaftet ist.

5. Termine

Dieser Abschnitt hält Startdatum, (geplantes) Enddatum und Zeitpunkte wichtiger Meilensteine fest.

6. Start- und Endereignis

Sind Kick-off und Zielerreichung des Projektes an spezielle Ereignisse gekoppelt? Wenn ja, welche sind das und wie wird ihr Eintreffen überprüft?

7. Projektziele/-Nicht-Ziele

Hauptziel, Teilziele, Nebenziele und wichtige Meilensteine werden hier festgehalten. Ebenso Projekt-Nicht-Ziele, die nicht erreicht werden sollen oder dürfen. (Tipp: Wie Projektziele richtig formuliert werden, lesen Sie hier.)

8. Organisation

Projektteam, interne Leitung und Kundenseite werden namentlich, mit Funktion und ggf. Kontakt festgehalten.

9. Projektplanungsübersicht

Hier können die Hauptaufgaben auf der ersten Planungsebene und ihre jeweilige Dauer umrissen werden und in einem Organigramm eingetragen.

10. Ressourcen & Budget

Der letzte Punkt bietet einen groben Überblick über die notwendigen Projektressourcen (intern wie extern) und den Kostenrahmen.

Nach dem Projektauftrag

Ist der Projektauftrag unterzeichnet, kann es an die konkrete Planung gehen. Gleichzeitig dient der Auftrag als Orientierungshilfe für die gesamte Projektlaufzeit. Er fasst Kontext, Projektziele, Ressourcen und Termine übersichtlich zusammen.

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Relevante Projektmanagementbegriffe

Budget  

Im Projektmanagement werden alle maximal verfügbaren und gleichzeitig freigegebenen Finanzmittel als „Budget“ oder „Projektbudget“ bezeichnet. Die Freigabe des Budgets erfolgt üblicherweise durch den Lenkungsausschuss und/oder durch den Auftraggeber.

Project Charter / Projektauftrag  

Die offizielle Auftragserteilung für ein Projekt bezeichnet man als Projektauftrag oder Project Charter. Ein unterzeichneter Projektauftrag autorisiert das Projekt und dient während seiner Umsetzung als Leitfaden betreffend Ziele, Ressourcen und Termine.

Projektstartereignis  

Als Projektstartereignis wird jenes Ereignis bezeichnet, an dem der Projektstart offiziell erfolgt. Typische Projektstartereignisse sind die Unterzeichnung des Projektauftrages oder auch das Kick-off Meeting.

Projektendereignis  

Das Projektendereignis findet am Projektendtermin statt und ist beispielsweise die offizielle Abnahme des Projekts durch den Auftraggeber oder die Unterzeichnung des Projektabschlussberichts.

Ressourcen  

Die Ressourcen bezeichnen im Projektmanagement die benötigten und eingesetzten Personal- und Sachleistungen, um ein Projekt abwickeln zu können.

Glossar